همه‌چیز درباره نرم‌افزار سِپارش، از صفر تا صد

۱ معرفی نرم‌افزار سِپارش

سِپارش یک نرم‌افزار PWA (نصب‌شونده روی گوشی) برای کسب‌وکارهای سفارش‌محور است — از تعمیرگاه و خدمات فنی تا خیاطی، چاپ و نصب در محل. با انتخاب قالب کسب‌وکار، عنوان‌ها و برچسب وضعیت‌ها متناسب با کار شما تنظیم می‌شوند و همه مراحل از پذیرش تا تحویل، انبار، دریافت وجه و تسویه سهم همکاران در یک برنامه واحد مدیریت می‌شود.

۱.۱ نرم‌افزار برای چه کسانی ساخته شده؟

• صاحبان و مدیران کسب‌وکار که می‌خواهند همه چیز را روی گوشی داشته باشند.
• پذیرش‌گر / اپراتور که روزانه چندین سفارش ثبت می‌کند.
• تکنسین، خیاط، اپراتور چاپ یا نصاب که باید وضعیت هر سفارش را بداند.
• حسابدار یا مدیر که در پایان روز گزارش و تسویه‌ها را مرور می‌کند.

۱.۲ مهم‌ترین ویژگی‌ها در یک نگاه

• ✔️ کاملاً آفلاین: بدون اینترنت همه کارها را انجام می‌دهد.
• ✔️ قالب کسب‌وکار: عنوان‌ها و وضعیت‌ها برای تعمیر، خیاطی، چاپ، نصب یا خدمات عمومی.
• ✔️ سه مرحله پذیرش: مشتری → موضوع سفارش → شرح درخواست، کمتر از دو دقیقه.
• ✔️ انبار و فهرست خدمات: موجودی کالا و قیمت‌های پرتکرار برای فاکتور.
• ✔️ حریم خصوصی مالی: هیچ مبلغی در صفحات عمومی دیده نمی‌شود.
• ✔️ قفل برنامه: PIN و در صورت پشتیبانی، اثر انگشت / Face ID.
• ✔️ بکاپ فایل و Google Drive: با رمز یا بدون رمز، به‌همراه آزمایش صحت.
• ✔️ دفتر حساب اشخاص: هر مشتری و همکار یک دفتر حساب شفاف دارد.
• ✔️ تخصیص هوشمند: یک پرداخت بین چند سفارش پخش می‌شود.
• ✔️ ابطال امن: هیچ سندی حذف نمی‌شود؛ همه چیز با دلیل بی‌اثر می‌شود.

۲ اصول و قواعد کلی

این اصول در همه صفحات صدق می‌کنند و دانستن آن‌ها از سردرگمی جلوگیری می‌کند:

۲.۱ هیچ مبلغی در صفحات عمومی نشان داده نمی‌شود

در صفحه خانه، فهرست سفارش‌ها، گزارش عملیاتی، پرونده مشتری و همکار، هیچ عدد یا رقم مالی نمایش داده نمی‌شود. برای دیدن مبلغ باید وارد مرکز مالی شوید. اگر قفل برنامه فعال باشد، ابتدا باید PIN یا بیومتریک را وارد کنید.

۲.۲ اعداد به ریال ذخیره و به تومان نمایش داده می‌شوند

در دیتابیس، همه مبالغ به ریال (واحد مرجع) ذخیره می‌شوند. شما می‌توانید انتخاب کنید که در صفحات مالی، مبالغ به تومان یا ریال نمایش داده شوند (از تنظیمات).

• ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان = ۱۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال
• هرچقدر در فرم‌ها وارد می‌کنید، برنامه خودش تبدیل می‌کند.

۲.۳ چرخه وضعیت سفارش

هر سفارش یکی از وضعیت‌های زیر را دارد. متن برچسب‌ها بسته به قالب کسب‌وکار فرق می‌کند (مثلاً «عیب‌یابی» در تعمیرگاه یا «اندازه‌گیری» در خیاطی)، ولی مسیر کلی یکی است:

ثبت‌شده → در حال بررسی → در انتظار تأیید مشتری → در حال انجام → در انتظار تأمین → آماده کنترل نهایی → آماده تحویل → تحویل‌شده

۲.۴ هیچ رکوردی حذف نمی‌شود، فقط ابطال می‌شود

برای حفظ امنیت مالی، هیچ رکوردی (سفارش، دریافت، هزینه، پرداخت همکار یا سهم) واقعاً حذف نمی‌شود. اگر اشتباهی رخ دهد، با ابطال همراه دلیل بی‌اثر می‌شود ولی در تاریخچه باقی می‌ماند.

۲.۵ محلی، امن و قفل‌شونده

اطلاعات فقط روی دستگاه شماست. می‌توانید قفل کل برنامه را با PIN فعال کنید و در دستگاه‌های پشتیبانی‌شده، ورود با اثر انگشت یا Face ID بگذارید. با خروج از تب یا ۵ دقیقه بی‌عملی، برنامه دوباره قفل می‌شود.

۳ واژه‌نامه سریع

این واژه‌ها در طول راهنما زیاد تکرار می‌شوند. اگر هر کدام را نفهمیدید، اینجا برگردید:

سفارش (Order)

پرونده کامل یک دستگاه که برای تعمیر پذیرش شده است. هر سفارش یک شماره یکتا مثل «SR-00012» دارد.

پذیرش

اولین ثبت سفارش؛ شامل مشتری، دستگاه و شرح خرابی.

عیب‌یابی

نتیجه بررسی تکنسین روی دستگاه که در صفحه سفارش ثبت می‌شود.

برآورد (پیش‌نویس)

لیست خدمات و قطعات پیشنهادی که هنوز به تأیید مشتری نرسیده است.

تأیید مبلغ

لحظه‌ای که مشتری با برآورد موافقت می‌کند؛ مبلغ نهایی در حساب او ثبت می‌شود.

تعدیل (Adjustment)

افزایش یا کاهش مبلغ یک سفارش تأییدشده، به‌صورت سند جداگانه با دلیل.

دریافت علی‌الحساب

پولی که از مشتری گرفته می‌شود بدون اینکه سفارش خاصی انتخاب شود.

تخصیص (Allocation)

اختصاص دادن یک پرداخت به یک یا چند سفارش باز.

سهم همکار

مبلغ یا درصدی که برای انجام یک خدمت به تکنسین پرداخت می‌شود.

دفتر حساب (Ledger)

لیست همه بدهکاری‌ها و بستانکاری‌های یک شخص، به ترتیب تاریخ.

ابطال (Void)

بی‌اثر کردن یک تراکنش مالی بدون حذف؛ به همراه دلیل و ثبت در تاریخچه.

Snapshot مالی

عکس فوری از مبلغ تأییدشده سفارش که در تغییرات بعدی بازنویسی نمی‌شود.

قفل برنامه / PIN

رمز ۴ تا ۸ رقمی برای باز کردن کل برنامه (نه فقط مالی). اختیاری است و می‌توان آن را در تنظیمات فعال یا غیرفعال کرد.

بیومتریک

ورود با اثر انگشت یا Face ID به‌جای تایپ PIN، وقتی دستگاه و مرورگر پشتیبانی کنند.

قالب کسب‌وکار

مجموعه‌ای از عنوان‌ها و برچسب وضعیت‌ها (مثل تعمیر فنی، خیاطی، چاپ) که در راه‌اندازی انتخاب می‌شود.

انبار

فهرست کالاها با موجودی، ورود، مصرف و هشدار کمبود.

فهرست خدمات

کاتالوگ خدمات پرتکرار با قیمت پیش‌فرض برای افزودن سریع به فاکتور.

بکاپ (.kian-backup)

فایل پشتیبان (با رمز یا بدون رمز) حاوی همه اطلاعات؛ قابل ذخیره روی دستگاه یا Google Drive.

۴ نصب و راه‌اندازی اولیه

این بخش برای بار اولی است که برنامه را باز می‌کنید.

۴.۱ مراحل نصب برنامه روی گوشی

1. در مرورگر گوشی (ترجیحاً Chrome یا Safari) آدرس برنامه را باز کنید.
2. از بنر نصب داخل برنامه، یا منوی مرورگر گزینه «Add to Home Screen» / «نصب» را انتخاب کنید.
3. آیکن «سپارش» روی صفحه اصلی اضافه می‌شود.
4. با لمس آیکن، برنامه مثل یک اپلیکیشن کامل اجرا می‌شود.
5. پیشنهاد می‌شود قبل از ورود داده واقعی، یک‌بار در حالت Airplane برنامه را باز کنید تا مطمئن شوید همه چیز در دسترس است.

۴.۲ انتخاب قالب کسب‌وکار

اولین صفحه می‌پرسد: «کسب‌وکارت چطور سفارش می‌گیرد؟» یکی از قالب‌های آماده را انتخاب کنید. عنوان‌ها بعداً در تنظیمات قابل ویرایش‌اند:

سپس روی «ادامه و ویرایش قالب» بزنید تا عنوان‌های پیشنهادی (موضوع سفارش، شرح درخواست، مرحله بررسی و …) را مطابق کار خودتان تنظیم کنید.

۴.۳ ساخت فضای کاری

بعد از ثبت، برنامه یک فضای کاری محلی می‌سازد و از مرورگر درخواست «نگهداری پایدار» می‌کند تا داده‌ها به‌راحتی پاک نشوند.

۵ قفل برنامه و امنیت

در نسخه فعلی، PIN یک قفل برای کل برنامه است (نه فقط مرکز مالی). می‌توانید هنگام راه‌اندازی یا بعداً از تنظیمات کسب‌وکار آن را فعال یا کامل بردارید. این رمز مستقل از قفل گوشی شماست.

۵.۱ فعال کردن PIN

1. در راه‌اندازی اولیه PIN را وارد کنید، یا از بیشتر ← تنظیمات کسب‌وکار ← قفل برنامه PIN جدید بگذارید.
2. عدد ۴ تا ۸ رقمی وارد کنید و تکرار کنید.
3. روی «فعال کردن قفل با PIN» بزنید.

اگر قفل را نمی‌خواهید، در راه‌اندازی گزینه رد کردن قفل را بزنید یا بعداً با وارد کردن PIN فعلی، قفل را کامل بردارید.

۵.۲ ورود با اثر انگشت / Face ID

وقتی قفل فعال است و دستگاه پشتیبانی می‌کند، در تنظیمات بخش «ورود بیومتریک» ظاهر می‌شود:

• با فعال‌سازی، هنگام باز کردن برنامه می‌توانید به‌جای تایپ PIN از اثر انگشت یا Face ID استفاده کنید.
• PIN همیشه به‌عنوان پشتیبان می‌ماند.
• اگر بیومتریک در دسترس نباشد، فقط PIN نمایش داده می‌شود.

۵.۳ چه زمانی قفل لازم است؟

اگر قفل فعال باشد، برای ورود به کل برنامه PIN یا بیومتریک خواسته می‌شود — از جمله خانه، سفارش‌ها، انبار و مرکز مالی. اگر قفل را برداشته باشید، برنامه بدون رمز باز می‌شود؛ ولی همچنان هیچ مبلغی در صفحات عمومی دیده نمی‌شود و مرکز مالی جدا از بقیه بخش‌هاست.

۵.۴ رفتارهای خودکار برای امنیت

• قفل خودکار بعد از ۵ دقیقه بی‌عملی: اگر مدتی با برنامه کار نکنید، دوباره قفل می‌شود.
• قفل هنگام خروج از تب: اگر برنامه به پس‌زمینه برود یا تب مخفی شود، قفل فعال می‌شود.
• تأخیر بعد از ۵ تلاش اشتباه: اگر چند بار PIN اشتباه وارد کنید، برای مدتی ورود مسدود می‌شود.

۵.۵ مثال عملی

۶ آشنایی با منوها

بعد از راه‌اندازی، چهار دکمه اصلی در پایین صفحه می‌بینید:

۶.۱ محتویات منوی «بیشتر»

• گزارش‌ها — عملکرد سفارش و انبار (بدون مبلغ)
• فهرست خدمات — کاتالوگ قیمت پیش‌فرض
• انبار — موجودی، ورود و مصرف
• همکاران
• مرکز مالی
• بکاپ و بازیابی
• تنظیمات کسب‌وکار
• راهنمای کاربر — همین صفحه را در تب جدید باز می‌کند

۶.۲ دکمه شناور «+»

یک دکمه گرد در پایین صفحه قرار دارد. با لمس آن، صفحه «سفارش جدید» باز می‌شود. این دکمه در صفحات فرم سفارش، مالی، بکاپ و تنظیمات مخفی است.

۶.۳ نشانگر «روی دستگاه»

در بالای صفحه یک برچسب با متن «روی دستگاه» می‌بینید. این یعنی هر تغییری که می‌دهید، فوری روی همین گوشی ذخیره می‌شود.

۷ سفارش‌ها

سفارش، قلب برنامه است. هر دستگاهی که تحویل می‌گیرید، یک سفارش می‌شود.

۷.۱ لیست سفارش‌ها

با رفتن به سفارش‌ها در نوار پایین، لیست همه سفارش‌ها را می‌بینید. قابلیت‌های این صفحه:

• جست‌وجوی زنده: در بالای صفحه یک کادر جست‌وجو هست که با تایپ، لیست فیلتر می‌شود.
• جست‌وجو براساس: نام مشتری، شماره موبایل، شماره سفارش یا عنوان دستگاه.
• کارت سفارش شامل:
  • شماره سفارش (مثل SR-00012)
  • نام مشتری
  • عنوان دستگاه (نوع + برند + مدل)
  • برچسب وضعیت رنگی
  • موعد تقریبی تحویل
  • خلاصه شرح خرابی

۸ ثبت سفارش جدید

برای ثبت سفارش جدید، دو راه دارید:

• روی دکمه گرد «+» در پایین سمت چپ بزنید.
• در فهرست سفارش‌ها، اولین گزینه را انتخاب کنید (در صورت فعال بودن).

فرم ثبت سفارش سه مرحله دارد. در بالای صفحه یک نوار پیشرفت سه‌قسمتی نمایش داده می‌شود.

۸.۱ مرحله اول: مشتری

۸.۲ مرحله دوم: دستگاه

• اگر مشتری را از لیست انتخاب کرده‌اید و دستگاه قبلی دارد، می‌توانید از لیست انتخاب کنید.
• برای دستگاه جدید: نوع (مثل دینام، الکتروموتور، پمپ) و اطلاعات اختیاری مانند برند، مدل، توان، شماره سریال را وارد کنید.

۸.۳ مرحله سوم: شرح پذیرش

• شرح خرابی: توضیح مشتری به زبان خودش. مثلاً «دینام برق نمی‌دهد».
• متعلقات همراه: پولی، کابل، قاب یا هر چیزی که همراه دستگاه تحویل شده.
• موعد تقریبی: تاریخ تقریبی آماده شدن.
• یادداشت داخلی: اختیاری، برای خودتان.

در پایین صفحه یک کادر «خلاصه پذیرش» می‌بینید که نام مشتری و دستگاه را نشان می‌دهد.

۸.۴ ثبت نهایی

روی «ثبت سفارش» بزنید. برنامه یک شماره سفارش مثل SR-00012 تولید می‌کند و شما را به صفحه جزئیات سفارش می‌برد.

۹ جزئیات سفارش

وقتی روی یک سفارش بزنید، وارد صفحه جزئیات می‌شوید. بالای صفحه نام مشتری، دستگاه و برچسب وضعیت نمایش داده می‌شود.

۹.۱ کارت‌های اطلاعاتی بالای صفحه

• موعد تحویل: تاریخ شمسی که قول تحویل داده‌اید.
• تماس مشتری: اگر شماره موبایل ثبت شده باشد.

۹.۲ شرح خرابی و یادداشت‌ها

شرح خرابی همان چیزی است که مشتری گفته. اگر یادداشت داخلی یا متعلقات همراه ثبت کرده باشید، در همین صفحه نمایش داده می‌شود.

۹.۳ تغییر وضعیت سفارش

یک فرم با دو فیلد دارد: «وضعیت جدید» و «توضیح». وضعیت را انتخاب و در صورت نیاز توضیح بنویسید و ثبت کنید. وضعیت‌هایی مثل «لغوشده» یا بازگشت از «تحویل‌شده» حتماً به توضیح با حداقل ۳ کاراکتر نیاز دارند.

۹.۴ ثبت عیب‌یابی

تکنسین بعد از بررسی، نتیجه را در فیلد «نتیجه بررسی» می‌نویسد. این متن در صفحه سفارش و در تاریخچه ذخیره می‌شود.

۹.۵ پیوست تصاویر

در صفحه جزئیات سفارش، بخش مربوط به تصاویر وجود دارد. می‌توانید چند عکس از دستگاه اضافه کنید. تصاویر خودکار فشرده می‌شوند.

۹.۶ درب «امور مالی این سفارش»

یک کارت جداگانه با آیکن قفل در انتهای صفحه دیده می‌شود. با لمس آن به صفحه مالی سفارش می‌روید (اگر قفل برنامه فعال باشد، ابتدا باید برنامه را باز کرده باشید).

۱۰ تغییر وضعیت سفارش

هر وضعیت معنی خاصی دارد. جدول زیر با برچسب‌های قالب «تعمیر و خدمات فنی» نوشته شده؛ در قالب‌های دیگر متن برچسب‌ها فرق می‌کند ولی معنی یکسان است:

۱۰.۱ قوانین تغییر وضعیت

• لغوشده: نیاز به توضیح دارد.
• بازگشت از «تحویل‌شده»: فقط در شرایط خاص و با ثبت دلیل ممکن است.
• توضیح هر تغییر وضعیت، در تاریخچه سفارش ثبت می‌شود.

۱۱ مشتریان

صفحه مشتریان یک دفترچه ساده است. در کارت هر مشتری می‌بینید:

• نام و موبایل
• تعداد کل سفارش‌ها
• تعداد سفارش‌های فعال
• آخرین سفارش

با لمس هر کارت، به پرونده مشتری می‌روید.

۱۱.۱ پرونده مشتری

در پرونده مشتری سه بخش اصلی است:

1. اطلاعات تماس: نام، موبایل، آدرس.
2. دستگاه‌ها: همه دستگاه‌هایی که برای این مشتری ثبت شده.
3. سفارش‌های فعال و تاریخچه: همه سفارش‌های این مشتری به ترتیب.

در پایین پرونده یک کارت با آیکن قفل به نام «حساب مالی مشتری» هست. برای دیدن موجودی و گردش حساب وارد مرکز مالی / صورتحساب شوید (اگر قفل برنامه فعال باشد، ابتدا PIN یا بیومتریک).

۱۲ همکاران و سهم‌ها

منظور از «همکار» تکنسین‌ها و افرادی است که روی دستگاه‌ها کار می‌کنند و سهم ثابت یا درصدی دریافت می‌کنند.

۱۲.۱ تعریف همکار جدید

1. از منوی پایین، «بیشتر» و سپس «همکاران» را انتخاب کنید.
2. روی «افزودن همکار» بزنید.
3. نام، موبایل (اختیاری) و تخصص (مثلاً سیم‌پیچی، تراشکاری، مونتاژ) را وارد کنید.
4. روی «ثبت همکار» بزنید.

۱۲.۲ تعیین درصد توافقی

پس از ثبت همکار، وقتی روی او بزنید، فرم «توافق دستمزد» را می‌بینید. در اینجا:

• عدد درصد توافقی را وارد کنید (مثلاً ۳۰).
• روی «ذخیره درصد توافقی» بزنید.

این درصد هر بار که برای یکی از کارهایش سهم ثبت کنید، روی مبلغ خالص خدمت اعمال می‌شود.

۱۲.۳ انواع سهم همکار

۱۲.۵ انبار

مسیر دسترسی: بیشتر ← انبار (یا میانبر از صفحه خانه). انبار برای ثبت کالا، موجودی، ورود و مصرف است و می‌تواند به سفارش‌ها وصل شود.

ثبت کالای جدید

1. روی «کالای جدید» بزنید.
2. کد (SKU)، نام، واحد (مثلاً عدد)، حد هشدار کمبود و قیمت فروش پیش‌فرض را وارد کنید.
3. در صورت نیاز موجودی اولیه را هم بزنید — به‌صورت حرکت «ورود» ثبت می‌شود.

ورود و مصرف

• ورود (receipt): افزایش موجودی، مثلاً خرید قطعه.
• مصرف (issue): کاهش موجودی؛ می‌توانید به یک سفارش فعال وصل کنید.

کالاهای زیر حد هشدار با فیلتر «فقط کمبود» دیده می‌شوند. از صفحه جزئیات کالا، تاریخچه حرکات و ویرایش مشخصات در دسترس است.

۱۲.۶ فهرست خدمات

مسیر: بیشتر ← فهرست خدمات. اینجا خدمات پرتکرار را با قیمت پیش‌فرض نگه می‌دارید تا در فاکتور سریع انتخاب شوند.

1. روی «خدمت جدید» بزنید.
2. نام، واحد، مدل قیمت‌گذاری (واحدی یا وزنی / چندباره) و قیمت پیش‌فرض را وارد کنید.
3. خدمت در لیست ذخیره می‌شود و هنگام ساخت فاکتور قابل انتخاب است.

اگر از داخل فاکتور به این صفحه آمده باشید، بعد از ثبت خدمت می‌توانید مستقیم به فاکتور برگردید.

۱۲.۷ گزارش عملیاتی (بدون مبلغ)

مسیر: بیشتر ← گزارش‌ها. این بخش جدا از گزارش‌های مالی است و هیچ مبلغی نشان نمی‌دهد — مناسب مرور عملکرد روزانه بدون باز کردن مرکز مالی.

تب سفارش‌ها

• تعداد سفارش در بازه، تحویل‌شده، معوق
• توزیع وضعیت‌ها، موضوع‌های پرتکرار، مشتریان پرتکرار
• فیلتر تاریخ و وضعیت
• خروجی CSV فهرست سفارش‌ها

تب انبار

• کالاهای کم‌موجود
• جمع مصرف در بازه
• خروجی CSV موجودی و حرکات

۱۳ مرکز مالی (مرور)

مرکز مالی دروازه ورود به همه فعالیت‌های مالی است. مسیر دسترسی: بیشتر ← مرکز مالی.

۱۳.۱ ورود

اگر قفل برنامه فعال باشد، قبل از دیدن هر صفحه‌ای باید PIN یا بیومتریک را وارد کرده باشید. مرکز مالی خودش مبالغ را نگه می‌دارد؛ صفحات عمومی همچنان بدون رقم‌اند.

۱۳.۲ بعد از ورود

در مرکز مالی این بخش‌ها را می‌بینید:

• آمار کلی: طلب کل از مشتریان، اعتبار مشتریان، بدهی به همکاران.
• مانده حساب اشخاص: مشتریان و همکاران با وضعیت بدهکار/اعتبار/تسویه.
• اشتراک مانده‌ها: ارسال متنی مانده حساب‌ها از طریق اشتراک سیستم گوشی.
• خروجی CSV و اکسل: دانلود مانده حساب‌ها به‌صورت صفحه گسترده.
• جریان مالی / گزارش: مسیر جدا برای مرور فعالیت و سود تقریبی سفارش‌ها.

۱۳.۳ امنیت هنگام خروج

با خروج از تب یا پس از ۵ دقیقه بی‌عملی، اگر قفل برنامه فعال باشد کل برنامه دوباره قفل می‌شود. بنابراین وقتی کار مالی‌تان تمام شد، کافی است برنامه را ببندید یا به پس‌زمینه ببرید.

۱۴ مالی سفارش

از صفحه جزئیات سفارش، روی کارت قفل «امور مالی این سفارش» بزنید. سه تب (برگه) دارد:

۱۴.۱ تب اول: فاکتور خدمات

قبل از تأیید، یک ویرایشگر اقلام دارید:

• خدمات: برای هر خدمت، عنوان، تعداد، وزن (اگر خدمات چندبار تکرار می‌شود)، قیمت واحد وارد کنید.
• قطعات و مواد: عنوان، تعداد، قیمت فروش و قیمت خرید.
• در پایین، جمع برآورد نمایش داده می‌شود.
• دو دکمه دارید: «ذخیره پیش‌نویس» و «تأیید مبلغ مشتری».

بعد از تأیید، صفحه به شکل «سفارش تأییدشده» تغییر می‌کند. حالا شش کارت آماری نمایش داده می‌شود:

زیر آن خدمات و قطعات تأییدشده به همراه فرمول محاسبه نمایش داده می‌شود. در پایین نیز فرم «تعدیل مبلغ تأییدشده» قرار دارد.

۱۴.۲ تب دوم: پرداخت و هزینه

• ثبت دریافت مشتری: مبلغ (تومان)، روش پرداخت (نقدی / کارت / انتقال / چک)، توضیح اختیاری.
• ثبت هزینه مستقیم: عنوان (مثلاً حمل یا تراشکاری) و مبلغ.
• لیست هزینه‌های ثبت‌شده با دکمه «ابطال» در کنار هرکدام.

۱۴.۳ تب سوم: سهم همکاران

• انتخاب همکار (از لیست کشویی).
• انتخاب خدمت (از لیست خدمات تأییدشده).
• نمایش زنده محاسبه: «دستمزد خدمت: X تومان، سهم: Y درصد، مبلغ سهم: Z تومان».
• دکمه «ثبت سهم همکار».

پایین فرم، فهرست سهم‌های ثبت‌شده نمایش داده می‌شود.

۱۵ تأیید مبلغ و تعدیل

۱۵.۱ تأیید مبلغ

وقتی مشتری با برآورد موافقت کرد:

1. در تب فاکتور خدمات، خدمات و قطعات را وارد کنید.
2. روی «تأیید مبلغ مشتری» بزنید.
3. برنامه یک Snapshot مالی ثبت می‌کند.
4. در دفتر حساب مشتری یک سند بدهکار ایجاد می‌شود.
5. از این لحظه، سفارش از حالت «پیش‌نویس» به «تأییدشده» تغییر می‌کند.

۱۵.۲ تعدیل بعد از تأیید

اگر بعد از تأیید، نیاز به افزایش یا کاهش مبلغ بود (مثلاً استفاده از قطعه گران‌تر)، به جای ویرایش مستقیم، از فرم «تعدیل مبلغ تأییدشده» استفاده کنید:

• نوع: افزایش یا کاهش.
• مبلغ (تومان): عدد.
• دلیل: حتماً پر شود، در تاریخچه ثبت می‌شود.

این کار یک سند تعدیل به دفتر حساب اضافه می‌کند. مبلغ قبلی دست‌نخورده باقی می‌ماند.

۱۶ دریافت از مشتری

۱۶.۱ دریافت بابت یک سفارش خاص

در تب «پرداخت و هزینه»، فرم «ثبت دریافت مشتری»:

1. مبلغ (تومان) را وارد کنید.
2. روش پرداخت را انتخاب کنید.
3. توضیح اختیاری (مثلاً شماره فیش).
4. دکمه «ثبت دریافت».

برنامه به صورت خودکار این دریافت را به سفارش فعلی تخصیص می‌دهد.

۱۶.۲ دریافت علی‌الحساب (بدون سفارش)

وقتی مشتری پول می‌دهد ولی هنوز سفارش مشخصی نیست:

1. به بیشتر ← مرکز مالی بروید.
2. وارد حساب مالی مشتری شوید.
3. فرم «دریافت علی‌الحساب» را پر کنید.
4. مبلغ به عنوان اعتبار مشتری ذخیره می‌شود.

۱۶.۳ تخصیص دریافت به چند سفارش

فرض کنید یک مشتری دو سفارش باز دارد و ۱۰ میلیون می‌پردازد:

• سفارش اول: مانده ۶ میلیون
• سفارش دوم: مانده ۵ میلیون
• دریافت: ۱۰ میلیون

وقتی دریافت بابت یک سفارش ثبت می‌کنید، اگر مبلغ بیشتر از مانده آن سفارش باشد، برنامه خودش از قدیمی‌ترین سفارش‌ها شروع می‌کند.

۱۷ سهم همکاران

۱۷.۱ ثبت سهم

در تب «سهم همکاران»:

1. همکار را از لیست انتخاب کنید. اگر درصد توافقی قبلاً ثبت شده باشد، نمایش داده می‌شود.
2. خدمت مورد نظر را انتخاب کنید.
3. محاسبه زنده نمایش داده می‌شود: «دستمزد خدمت، درصد توافقی، مبلغ سهم».
4. دکمه «ثبت سهم همکار».

با ثبت، یک سند بستانکار در دفتر حساب همکار ایجاد می‌شود.

۱۷.۲ پرداخت به همکار

1. به صفحه همکاران بروید.
2. روی همکار بزنید.
3. با وارد کردن PIN، وارد صورتحساب همکار می‌شوید.
4. در فرم «ثبت پرداخت به همکار»، مبلغ و روش پرداخت را وارد کنید.
5. برنامه به صورت خودکار از قدیمی‌ترین سهم‌ها تسویه می‌کند.

۱۸ صورتحساب مشتری

وقتی وارد حساب مالی یک مشتری می‌شوید، سه بخش می‌بینید:

۱۸.۱ خلاصه حساب

یک کارت بزرگ در بالا با یکی از این عبارات:

• «این شخص به ما بدهکار است» (نارنجی/قرمز)
• «این شخص اعتبار دارد» (سبز، یعنی بیشتر از حسابش پرداخت کرده)
• «حساب تسویه است» (خاکستری، یعنی صفر)

دو کارت کوچک‌تر:

• اعتبار تخصیص‌نیافته: پولی که از این مشتری دارید ولی هنوز به سفارش خاصی وصل نشده.
• سفارش باز: تعداد سفارش‌های تسویه‌نشده این مشتری.

۱۸.۲ فرم‌های عملیاتی

• دریافت علی‌الحساب: وقتی پول می‌گیرید بدون اینکه سفارش خاصی انتخاب شود.
• تخصیص اعتبار به سفارش: وقتی اعتبار قبلی دارید و می‌خواهید به یکی از سفارش‌های باز اعمال کنید.

۱۸.۳ گردش حساب

یک لیست تاریخی از همه اسناد. هر ردیف شامل:

• تاریخ (شمسی)
• شرح (مثلاً «بابت سفارش SR-00012» یا «دریافت نقدی»)
• مبلغ بدهکار یا بستانکار (با علامت +/−)
• مانده پس از سند
• دکمه «ابطال دریافت» در کنار دریافت‌هایی که قابل ابطال هستند.

۱۸.۴ خروجی CSV

دکمه «خروجی CSV» در بالای لیست، یک فایل صورتحساب کامل برای چاپ یا ارسال به مشتری تولید می‌کند.

۱۹ صورتحساب همکار

ساختار این صفحه شبیه صورتحساب مشتری است، با این تفاوت‌ها:

۱۹.۱ عبارت‌های نمایشی

• «ما به این همکار بدهکاریم» (یعنی سهم تأییدشده بیشتر از پرداختی‌ها).
• «حساب تسویه است» (یعنی همه سهم‌ها پرداخت شده).

۱۹.۲ فرم‌های عملیاتی

• توافق دستمزد: تعیین درصد پیش‌فرض همکار.
• ثبت پرداخت به همکار: مبلغ + روش پرداخت.

۱۹.۳ گردش حساب همکار

سهم‌های تأییدشده به صورت بستانکار (+)، پرداخت‌ها به صورت بدهکار (−) نشان داده می‌شوند.

۲۰ ابطال تراکنش‌ها

اگر اشتباهی رخ دهد (مثلاً دریافتی با مبلغ اشتباه ثبت شد)، به جای حذف، از ابطال استفاده کنید.

۲۰.۱ ابطال دریافت یا پرداخت

1. به صفحه گردش حساب مشتری یا همکار بروید.
2. روی دکمه «ابطال» کنار سند مورد نظر بزنید.
3. یک کادر باز می‌شود؛ دلیل را وارد کنید (حداقل چند کلمه).
4. ثبت کنید.

سند بی‌اثر می‌شود ولی همچنان در گردش حساب با برچسب ابطال‌شده نمایش داده می‌شود.

۲۰.۲ ابطال هزینه

در تب «پرداخت و هزینه»، کنار هر هزینه دکمه «ابطال» وجود دارد. همان روال: دلیل بنویسید و ثبت کنید.

۲۰.۳ قوانین ابطال

• ابطال همیشه نیاز به دلیل دارد.
• ابطال، مانده حساب را به حالت قبل از سند برمی‌گرداند.
• اگر یک دریافت به چند سفارش تخصیص یافته باشد و ابطال شود، تخصیص‌های مرتبط هم بی‌اثر می‌شود.
• اگر تعدیلی روی یک سفارش ابطال شود، مبلغ به مقدار قبل از آن تعدیل برمی‌گردد.

۲۱ گزارش‌های مالی

۲۱.۱ گزارش سود تقریبی سفارش‌ها

در مرکز مالی، بخش «گزارش مالی» لیستی از همه سفارش‌های تأییدشده را با شش ستون نشان می‌دهد:

• شماره سفارش
• تاریخ
• مبلغ کل
• دریافتی
• مانده
• سود تقریبی

با انتخاب تاریخ «از» و «تا»، لیست فیلتر می‌شود.

۲۱.۲ خروجی CSV، اکسل و اشتراک

• CSV / اکسل: مانده حساب همه مشتریان و همکاران.
• اشتراک مانده‌ها: متن آماده برای ارسال در پیام‌رسان یا ایمیل.
• CSV گزارش: سود تقریبی سفارش‌ها در بازه انتخاب‌شده.
• برای گزارش بدون مبلغ (تعداد سفارش، معوق، انبار) از گزارش عملیاتی استفاده کنید.

۲۱.۳ فرمول سود تقریبی

عددی که به عنوان سود تقریبی نمایش داده می‌شود:

سود تقریبی = مبلغ سفارش - هزینه مواد - هزینه‌های مستقیم - سهم همکاران

این فرمول شامل هزینه‌های عمومی مثل اجاره یا برق نمی‌شود. برای محاسبه دقیق‌تر سود، باید آن‌ها را از این مقدار کم کنید.

۲۲ بکاپ و بازیابی

چون داده‌ها فقط روی گوشی است، بکاپ حیاتی‌ترین کار در این برنامه است. صفحه بکاپ سه پنل دارد: ساخت، بازیابی و آزمایش صحت.

۲۲.۱ ساخت بکاپ (دانلود فایل)

1. از منوی پایین، «بیشتر» و سپس «بکاپ و بازیابی».
2. در پنل ساخت بکاپ، یک رمز قوی وارد کنید — یا گزینه «بدون رمز» را فعال کنید اگر فایل را در جای کاملاً امن نگه می‌دارید.
3. روی دکمه دانلود بزنید تا فایل .kian-backup ذخیره شود.
4. فایل را در کامپیوتر، فلش یا فضای ابری شخصی نگه دارید.

۲۲.۲ بکاپ روی Google Drive

اگر اتصال Drive در محیط شما فعال باشد:

1. روی «اتصال به Google Drive» بزنید و حساب گوگل را تأیید کنید.
2. بعد از ساخت بکاپ، می‌توانید همان فایل را مستقیم روی Drive آپلود کنید.
3. در بازیابی، منبع را «درایو» انتخاب کنید و از فهرست فایل‌های بکاپ یکی را برگزینید.

اتصال Drive را هر وقت بخواهید می‌توانید قطع کنید.

۲۲.۳ یادآوری بکاپ

برنامه در خانه و صفحه بکاپ هشدار می‌دهد اگر:

• بیش از ۷ روز از آخرین بکاپ گذشته باشد.
• بیش از ۲۰ تغییر پس از آخرین بکاپ ثبت شده باشد.
• هنوز بکاپی نداشته‌اید.
• مرورگر اجازه نگهداری پایدار نداده.

۲۲.۴ آزمایش صحت بکاپ

در پنل «آزمایش» می‌توانید یک فایل بکاپ را بدون جایگزینی داده فعلی باز کنید و ببینید سالم است یا نه. این کار قبل از بازیابی واقعی بسیار مفید است.

۲۲.۵ بازیابی از بکاپ

1. به پنل «بازیابی» بروید و منبع را فایل محلی یا Drive انتخاب کنید.
2. فایل را انتخاب و در صورت نیاز رمز را وارد کنید.
3. برای بکاپ ایمنی از داده فعلی هم رمز (یا بدون رمز) مشخص کنید.
4. تأیید کنید. برنامه قبل از جایگزینی یک فایل ایمنی می‌سازد و سپس reload می‌شود.

۲۳ تنظیمات کسب‌وکار

از منوی «بیشتر ← تنظیمات کسب‌وکار». در همین صفحه لینک راهنمای کاربر هم هست.

۲۳.۱ مشخصات و عنوان‌ها

• نام کسب‌وکار و نام اپراتور
• شماره تماس (اختیاری)
• واحد نمایش پول: تومان یا ریال
• عنوان‌های اختصاصی: موضوع سفارش، جمع موضوع، شرح درخواست، مرحله بررسی — مطابق قالب انتخابی شما

۲۳.۲ قفل برنامه و بیومتریک

از همین صفحه می‌توانید PIN را فعال یا کامل بردارید و ورود با اثر انگشت / Face ID را روشن کنید. جزئیات در بخش قفل برنامه و امنیت.

۲۳.۳ نسخه برنامه و به‌روزرسانی

پنل نسخه نشان می‌دهد الان کدام نسخه را اجرا می‌کنید و آیا نسخه جدیدتری روی سرور هست:

• بررسی به‌روزرسانی برای دیدن نسخه تازه
• انتخاب سیاست: با آمدن نسخه جدید اعلان شود یا موقتاً نگه داشته شود
• در صورت نیاز، سوییچ به نسخه‌های منتشرشده (با رعایت سازگاری پایگاه داده)

وقتی نسخه جدید آماده نصب است، بنر یا برگه به‌روزرسانی داخل برنامه هم ظاهر می‌شود.

۲۳.۴ فضای ذخیره

• نگهداری پایدار: آیا مرورگر اجازه ذخیره پایدار داده را داده؟
• مصرف تقریبی: چند مگابایت از فضای مجاز استفاده شده.

۲۳.۵ نکات

• تغییرات فقط روی همین دستگاه اعمال می‌شود.
• تغییر واحد پول فقط نمایش را عوض می‌کند؛ داده همچنان به ریال ذخیره است.

۲۴ سوالات پرتکرار

۲۴.۱ چرا هیچ مبلغی در فهرست سفارش‌ها نمی‌بینم؟

این عمدی است. برای حفظ حریم خصوصی مالی، هیچ عددی در صفحات عمومی نمایش داده نمی‌شود. برای دیدن مبلغ، باید وارد مرکز مالی شوید.

۲۴.۲ تفاوت «تعدیل» با «ویرایش مستقیم» چیست؟

بعد از تأیید مبلغ، دیگر نمی‌توانید اقلام را مستقیم ویرایش کنید. به جای آن از فرم تعدیل استفاده می‌کنید. این کار باعث می‌شود تاریخچه کامل بماند.

۲۴.۳ چطور یک همکار را هم به عنوان مشتری ثبت کنم؟

ابتدا در بخش مشتریان او را به عنوان مشتری ثبت کنید. سپس به بخش همکاران بروید و افزودن همکار را بزنید. در برنامه، یک شخص می‌تواند همزمان هم مشتری و هم همکار باشد؛ اما دو حساب مستقل دارد.

۲۴.۴ اگر اشتباهی یک دریافت را با مبلغ اشتباه ثبت کردم، چه کار کنم؟

آن را ابطال کنید و یک دریافت جدید با مبلغ صحیح ثبت کنید. ابطال نیاز به دلیل دارد.

۲۴.۵ اگر گوشی‌ام گم شود یا خراب شود چه می‌شود؟

اگر بکاپ نداشته باشید، متأسفانه داده‌ها از دست می‌روند. به همین دلیل برنامه به شکل‌های مختلف یادآوری می‌کند که بکاپ بگیرید. اگر بکاپ دارید، کافی است روی دستگاه جدید برنامه را نصب کنید و از بخش بکاپ، فایل را بازیابی کنید.

۲۴.۶ آیا دو نفر می‌توانند همزمان روی یک تعمیرگاه کار کنند؟

نه. نسخه فعلی فقط برای استفاده روی یک دستگاه ساخته شده. در آینده قابلیت چندکاربره اضافه خواهد شد.

۲۴.۷ آیا فاکتور رسمی مالیاتی تولید می‌شود؟

نه. این نسخه فقط برای مدیریت داخلی است. خروجی رسمی مالیاتی در نسخه‌های بعدی اضافه می‌شود.

۲۴.۸ چگونه بفهمم بکاپ اخیر چند رکورد دارد؟

در صفحه بکاپ، تعداد «تغییرات از آخرین بکاپ» نمایش داده می‌شود. این نشان‌دهنده تغییراتی است که هنوز در بکاپ نیستند.

۲۴.۹ چرا برنامه در حالت Airplane کار می‌کند؟

چون همه چیز محلی است. نیازی به اینترنت ندارید. فقط اتصال Google Drive، بررسی نسخه جدید و بعضی به‌روزرسانی‌های PWA به اینترنت نیاز دارند.

۲۴.۱۰ تفاوت گزارش عملیاتی با گزارش مالی چیست؟

گزارش عملیاتی تعداد سفارش، معوق و موجودی انبار را بدون مبلغ نشان می‌دهد. گزارش مالی داخل مرکز مالی است و مبالغ، مانده و سود تقریبی دارد.

۲۴.۱۱ چطور راهنما را از داخل برنامه باز کنم؟

از بیشتر ← راهنمای کاربر یا از بالای صفحه تنظیمات کسب‌وکار. لینک در تب جدید باز می‌شود.

۲۴.۱۲ آیا می‌توانم بدون PIN کار کنم؟

بله. در راه‌اندازی قفل را رد کنید یا از تنظیمات قفل را کامل بردارید. در این حالت برنامه بدون رمز باز می‌شود؛ ولی همچنان مبالغ فقط در بخش مالی دیده می‌شوند.

۲۵ سناریوهای عملی

در این بخش، چند موقعیت واقعی را قدم به قدم با هم مرور می‌کنیم:

۲۶ یک قدم آخر

ویژگی‌های اصلی نرم‌افزار سپارش — از قالب کسب‌وکار و انبار تا مرکز مالی و بکاپ — در این راهنما پوشش داده شد. اگر سؤالی دارید که پاسخش را پیدا نکردید، از جست‌وجوی بالای صفحه استفاده کنید. اگر باز هم سؤالی بود، با تیم پشتیبانی تماس بگیرید.